2020 có lẽ là năm nhiều biến động nhất trên toàn thế giới kể từ khi dịch Covid-19 bùng phát. Có thể nói, dịch Covid-19 lan rộng đã dẫn tới những thiệt hại không hề nhỏ trong nền kinh tế thế giới. Lúc này, việc tổ chức các sự kiện sao cho duy trì được những kế hoạch đã đặt ra từ rất lâu và giảm thiểu tối đa chi phí thiệt hại luôn là vấn đề được các nhà tổ chức sự kiện quan tâm. Xu hướng được các doanh nghiệp lựa chọn giải quyết nhiều nhất lúc này chính là sử dụng các giải pháp trực tuyến webinar hay livestream… Vậy có gì cần lưu ý để tổ chức 1 sự kiện trực tuyến thành công, hãy xem bài viết dưới đây!
1. Sự kiện trực tuyến là gì?
Sự kiện trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp. Sự kiện trực tuyến hay còn gọi là livestream, webinar, sự kiện ảo. Đây là loại hình sự kiện mà người tham dự được kết nối, tương tác với đơn vị tổ chức thông qua Internet. Sự kiện trực tuyến thường được tổ chức thông qua website, youtube hoặc các kênh mạng xã hội như facebook, zalo,…
2. Những lưu ý để tổ chức 1 sự kiện trực tuyến thành công
2.1. Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp
Dựa vào tính chất, quy mô khách mời tham gia mà bạn quyết định nền tảng phát sóng trực tiếp. Bạn muốn phát trực tiếp sự kiện tại địa điểm đã được lên kế hoạch, kịch bản từ trước với đối tượng mở, số lượng lớn? Hình thức phát trực tuyến như Facebook Live hay Youtube Live sẽ là sự lựa chọn phù hợp.
Hay với các sự kiện giới hạn người tham dự hoặc có thu phí? Bạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên website. Như các dạng hội thảo trực tuyến (webinar) hoặc sử dụng các phần mềm/ App trực tuyến. Hình thức này đòi hỏi phải sử dụng công nghệ của bên thứ ba để kết nối với khách mời tham dự. Các công cụ này cho phép triển khai những chức năng dành riêng cho sự kiện trực tuyến. VD: tính năng trò chuyện và đặt câu hỏi, ưu tiên phát biểu hay theo dõi mức độ tương tác của khán giả.
2.2. Đừng tiết kiệm chi phí đầu tư vào các thiết bị sản xuất
Việc đầu tư đúng mức vào thiết bị sự kiện giúp hạn chế sự gián đoạn giữa lúc phát sóng. Điều này có thể làm ngắt mạch cảm xúc và ảnh hưởng đến những người tham dự. Đừng bỏ qua một số điểm sau để đảm bảo rằng khán giả vẫn đang dõi theo bạn:
– Kiểm tra chất lượng âm thanh và hình ảnh trước khi phát sóng
– Sử dụng máy quay và thiết bị thu âm có chất lượng cao
– Thường xuyên kiểm tra kết nối mạng để đảm bảo đường truyền ổn định khi phát sóng.
2.3. Đừng quên duyệt trước những nội dung chính của sự kiện trực tuyến
Với hình thức trực tuyến, kịch bản cũng cần được chuẩn bị chu đáo trước khi sự kiện diễn ra. Điều này giúp hạn chế tối đa những rủi ro và sai sót. Kịch bản cần được gửi từ sớm để các bộ phận tham gia tổ chức hình dung rõ ràng về chương trình. Đồng thời, hãy chuẩn bị các kịch bản xử lý tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.
Sự kiện online có tiềm năng đem lại số lượng khán giả tham dự đông hơn nhiều so với sự kiện offline. Sự kiện online không giới hạn về quy mô tham dự, giảm thiểu thời gian và chi phí đi lại. Bạn cũng có một dữ liệu người tham gia đủ tiềm năng cho những lần tổ chức sau. Trong khi đó tổ chức sự kiện tại chỗ lại không mang lại được. Việc bạn cần làm ở những sự kiện tiếp theo chỉ là tận dụng tập dữ liệu khách hàng có sẵn. Sau đó hãy tổ chức một sự kiện thật hay ho và thu hút họ tham gia.
Vinacom HD là đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp và thiết bị cho thuê cho các sự kiện trực tuyến, hội thảo, hội nghị trực tuyến. Chúng tôi hi vọng sẽ mang tới những trải nghiệm đặc sắc nhất cho các bạn về loại hình này!
Để được hỗ trợ thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ số Hotline: 096.86.01569 hoặc Email: dichvuchothuethietbisukien@gmail.com