Tổ chức sự kiện trực tuyến có thể được thực hiện trên nhiều nền tảng. Nhưng phổ biến nhất vẫn là Zoom. Zoom có ưu điểm tổ chức lên tới 1000 người. Có các tính năng chia sẻ màn hình, khảo sát, kết nối với nhau thông qua sảnh sự kiện… Nếu đây là lần đầu tiên bạn xây dựng kế hoạch, hãy tham khảo quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng Zoom dưới đây.
Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng Zoom
1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Có một bản mô tả kế hoạch sẽ giúp bạn xác định được hướng đi đúng đắn cũng như phối hợp với nhà tổ chức sự kiện thuận lợi hơn trong quá trình tổ chức. Có thể xây dựng phác thảo dựa trên những câu hỏi sau:
- Đối tượng tham gia sự kiện là ai?
- Vì sao họ nên tham gia sự kiện của bạn?
- Mục tiêu cần đạt trong sự kiện online này là gì?
- Thời gian tổ chức diễn ra trong bao lâu? Nên chọn khung thời gian, ngày nào để thuận lợi cho khán giả tham gia?
- Quy mô sự kiện trực tuyến như thế nào?
- Cần những hỗ trợ kĩ thuật nào cho sự kiện trực tuyến?
- Ngân sách ước tính là bao nhiêu?
- Có những nội dung chính nào diễn ra trong sự kiện?
- Tiêu chí để đo lường thành công của sự kiện này là gì?
2. Sử dụng công cụ tổ chức sự kiện trực tuyến
Một số công cụ bạn có thể dùng để tổ chức sự kiện trực tuyến là Zoom Meeting, Zoom Webinar, Zoom Event. Mỗi công cụ sẽ có những ưu thế riêng. Xác định công cụ phù hợp sẽ giúp bạn thiết kế các trải nghiệm phù hợp với mục tiêu.
Zoom Meeting:
- Lên đến 1000 người tham gia tương tác
- Khán giả có thể xem video, nói và chia sẻ màn hình của họ
- Cung cấp nhiều tính năng tương tác giữa chủ phòng và khách mời
Zoom Webinar:
- Lên đến 50.000 người tham dự chỉ xem và hơn 100 tham luận viên tương tác
- Người tham dự tham gia ở chế độ chỉ nghe. Ban tổ chức kiểm soát được các yếu tố như ai có thể nói và xuất hiện trước camera.
Zoom Event:
- Lên đến 50.000 người tham dự chỉ xem và hơn 100 tham luận viên tương tác
- Tổ chức được nhiều phiên họp khác nhau
- Người tham dự có thể kết nối với nhau thông qua sảnh sự kiện thay vì chỉ có thể Chat trong event, hội thảo,…
- Thêm các tùy chọn đăng kí và bán vé
3. Xây dựng trải nghiệm tương tác
Trước sự kiện: Cho phép những người đã đăng kí kết nối trước bằng Zoom Chat. Khuyến khích người tham dự đưa ra các câu hỏi về những điều muốn hỏi trong sự kiện. Hay có những thắc mắc nào muốn được giải đáp trước và trong sự kiện. Thu thập và tổng hợp giúp các khách mời có thời gian chuẩn bị chu đáo cho phần trả lời hơn.
Trong sự kiện: Kết hợp trình bày với các phần tương tác hỏi đáp, quiz, chat, game mini… Có thể chia phòng để họp nhóm theo chủ đề. Điều này góp phần gia tăng kết nối giữa những người tham dự với nhau và thu thập được nhiều ý kiến hữu ích.
Sau sự kiện: Nên gửi một bản khảo sát thu thập phản hồi của khán giả sau sự kiện. Với Zoom Webinar, bạn còn có thể thiết lập bảng khảo sát chạy tự động sau khi người tham dự rời khỏi phiên của họ.
4. Chuẩn bị sẵn sàng cho sự kiện
Thành công của sự kiện là nhờ vào sự đóng góp của rất nhiều nhân tố. Để sự kiện trực tuyến diễn ra suôn sẻ, đường truyền Internet ổn định là một yếu tố quan trọng. Song cũng cần sự phối hợp nhịp nhàng của các đội nhóm: nhóm sản xuất, nhóm kĩ thuật và nhóm thuyết trình. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công việc của các nhóm để có thể điều chỉnh kịp thời và phù hợp.
5. Truyền thông sự kiện
Quảng bá đồng bộ trên các phương tiện truyền thông, mạng xã hội để sự kiện của bạn được nhiều người biết tới hơn. Lưu ý xác định rõ đối tượng mục tiêu để quảng bá trên các kênh phù hợp. Lên kế hoạch truyền thông thu hút cũng góp phần làm cho khán giả nhớ tới sự kiện của bạn hơn. Hay nhớ được lịch tham gia sự kiện giữa muôn vàn bận rộn của cuộc sống hàng ngày!
6. Tổ chức sự kiện
Cách tổ chức lúc này vẫn giống quy trình của một sự kiện trực tiếp. Tổng duyệt trước khi diễn ra sự kiện chính thức. Hãy để ra khoảng thời gian trống lúc đầu để người tham dự có thời gian chuẩn bị, đăng nhập… Phát nhạc chào mừng trong thời gian này có thể là giải pháp để xóa bỏ khoảng thời gian trống này.
7. Theo dõi sau sự kiện
Thu thập phản hồi sau sự kiện để đánh giá hiệu quả sự kiện. Đồng thời đây cũng là lúc để thu thập và theo dõi danh sách các khách hàng tiềm năng. Bạn cũng có thể gửi bản ghi phát lại cho những người tham dự có nhu cầu xem lại.
Trên đây là toàn bộ những hướng dẫn chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng Zoom mà bạn có thể tham khảo.
Nếu muốn tư vấn chi tiết hơn về các giải pháp sự kiện, hội nghị, hội thảo trực tuyến cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với Vinacom HD! Vinacom HD cung cấp các giải pháp trọn gói và mức giá phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Để được hỗ trợ thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ Hotline: 096.86.01569 hoặc Email: ad.vinacomhd@gmail.com