Khó khăn khi tổ chức sự kiện vào mùa dịch Co-vid 19 đã khiến cho các nhà tổ chức phải đau đầu đi tìm giải pháp mới. Khách mời không được trải nghiệm trực tiếp. Không được hòa mình vào tầng không gian, âm thanh, ánh sáng kì ảo, hấp dẫn. Liệu họ sẽ hiểu được thông điệp mà nhà tổ chức muốn truyền tải? Liệu họ sẽ khó tính hơn hay thờ ơ hơn khi đưa ra quyết định của mình? Xu hướng tổ chức virtual event (sự kiện ảo) hay còn gọi là online event nổi lên như một lời giải cho bài toán đó.
Trước COVID-19, khái niệm “Virtual Event” hay “Sự kiện ảo” có thể vẫn còn xa lạ với phần lớn người Việt. Nhưng thật ra, công nghệ này đã được ứng dụng từ lâu bởi các nhãn hàng nổi tiếng trên thế giới. Năm 2020, Apple đã thực hiện event online Hội nghị Nhà phát triển Toàn cầu WWDC. Hay NTK thời trang Giorgio Armani đã tổ chức show giới thiệu bộ sưu tập Thu Đông 2020. Show không có người xem tại sàn diễn trực tiếp trong khuôn khổ tuần lễ thời trang Milan…
1. Một chút hiểu biết cơ bản về tổ chức event online
Online event là một dạng sự kiện trực tuyến. Mọi người sẽ tương tác với nhau thông qua môi trường ảo thay vì gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm thực tế.
Có 2 hình thức của sự kiện ảo:
- Kết hợp giữa ghi hình phát trực tiếp và xen kẽ tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội: Live (trực tiếp) – 70%, Recorded (đã ghi hình) – 30%
- Ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%)
Các sự kiện ảo thường được tổ chức và truyền thông phổ biến trên Facebook và YouTube.
Đối với các sự kiện có tính chất đặc thù, mang tính bảo mật cao như đào tạo nhà phân phối, huấn luyện nội bộ tập đoàn… doanh nghiệp có thể xây dựng một microsite mới – gọi là Landing Page. Landing page độc lập với website chính, chuyên cập nhật mọi tin tức liên quan đến sự kiện. Từ đó người xem có thể theo dõi và tìm kiếm thông tin dễ dàng. Landing Page này cũng có thể liên kết với Facebook, YouTube… để tạo nên một hệ sinh thái chặt chẽ.
2. Thể hiện đẳng cấp khi tổ chức event online có khó không?
Câu trả lời là không.
Cảm giác mang lại
Tuy virtual event không có ưu thế như không gian vật lí nhưng có thể khắc phục được với công nghệ hiện đại. Cùng với hình ảnh, âm thanh được sản xuất, xử lí kĩ thuật bài bản, khách mời sẽ có cảm giác không khác mấy so với trải nghiệm trực tiếp. Môi trường 3D giàu hình ảnh trực quan sẽ mang lại cảm giác rất chân thực và sống động.
Tránh rủi ro trong biểu diễn
Ở event offline, khi tất cả khách hướng lên sân khấu, nếu có sai xót nào khách mời sẽ thấy ngay lập tức. Nhưng tổ chức event online có thể kiểm soát bằng 70% livestream và 30% ghi hình trước.
Mở rộng đối tượng hiệu quả
Với event online, chỉ cần 1 thao tác là truy cập bằng điện thoại hoặc laptop để vào event. Không những thế, event online có tính năng share. Nếu là một sự kiện hay thì sẽ tạo đột biến về lượng khách tham dự.
Đo lường và thống kê
Tại một sự kiện ảo, việc đo lường mức độ thành công của sự kiện trở nên dễ dàng hơn. Có sự hỗ trợ của những tính năng thống kê như lượng người tham gia và tương tác trong thời gian thực.
Thân thiện với môi trường
Việc tổ chức các sự kiện vật lý dẫn đến lượng rác thải lớn, khiến lượng khí thải carbon tăng thêm. Mặt khác, một sự kiện ảo được xem là rất thân thiện với môi trường khi mà lượng rác thải giấy được thay thế bằng những đoạn audio, bản word, …
Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện online:
Đầu tư đúng mức vào thiết bị cũng như sản xuất sự kiện online sẽ hạn chế sự gián đoạn khi đang phát sóng. Điều này có thể làm ngắt mạch cảm xúc và ảnh hưởng đến những người tham dự.
Yếu tố cốt lõi của sự kiện vẫn là nội dung. Vì vậy, hãy chăm chút cho nó thật kĩ lưỡng.
Có một đội ngũ vận hành chuyên nghiệp phía sau cũng rất cần thiết. Đội ngũ chịu trách nhiệm cho việc kiểm soát hiệu ứng sân khấu và sản xuất hình giả lập. Cũng như hỗ trợ các vấn đề kĩ thuật, cách sử dụng giao diện cũng như tương tác.
Như vậy, online event vẫn có thể khiến sự kiện của bạn đẳng cấp và thu hút hơn hết. Đừng lo lắng về những yếu tố cản trở như chi phí, địa điểm tổ chức hay thời gian đi lại… Tư vấn một công ty chuyên tổ chức virtual event để hỗ trợ bạn.
Nếu còn đang băn khoăn lựa chọn một đối tác uy tín để tổ chức online event, hãy liên hệ với Vinacom HD.
Với đội ngũ kĩ thuật nhiều năm kinh nghiệm cùng các thiết bị hiện đại nhất, phù hợp với xu thế, Vinacom HD sẽ mang đến cho bạn chất lượng trực tuyến AN TOÀN – HIỆU QUẢ – TỐI ƯU NHẤT có thể. Liên hệ với chúng tôi ngay để có trải nghiệm tốt nhất!
Để được hỗ trợ thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ Hotline: 096.86.01569 hoặc Email: ad.vinacomhd@gmail.com