Phải chuẩn bị những gì khi tổ chức trực tuyến? Để quyết định loại hình trực tuyến nào sẽ phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy bắt đầu từ việc đặt những câu hỏi sau:
- Có bao nhiêu người sẽ tham dự sự kiện trực tuyến của bạn?
- Những người tham gia sẽ tương tác theo hình thức nào?
- Ai là người tổ chức và lên kế hoạch?
- Cách để bạn quảng bá sự kiện là gì?
Xem xét những câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định xem sự kiện nào là tốt nhất cho hoạt động trực tuyến của bạn.
1. Có bao nhiêu người sẽ tham dự sự kiện trực tuyến của bạn?
Bạn đang lên kế hoạch để phát sóng sự kiện tới một lượng lớn người xem? Nếu vậy. webcast hoặc webinar sẽ có thể là lựa chọn tốt nhất.
Webcast là sự truyền phát 1 chiều – có thể trực tiếp hoặc được ghi lại – mà không có sự tương tác của người tham gia. Đó chắc chắn là một lựa chọn đúng nếu lượng khán giả của bạn rất lớn, hơn 100 người.
Giả sử giám đốc của bạn được mời phát biểu tại một sự kiện lớn và quan trọng. Đó là 1 vinh dự và đáng để thể hiện với khách hàng của bạn. Sẽ không có thời gian để tương tác, đó là điều chắc chắn. Hãy để khán giả của bạn biết về bài phát biểu đủ sớm để họ lưu lại ngày tháng và xem 1 webcast bạn có.
Với nhóm trung bình 50 – 100 người tham dự, webinar là sự lựa chọn tốt. Ở webinar, người trình bày sử dụng các công cụ dựa trên nền tảng web để chia sẻ thông tin. Người tham dự có thể tương tác chat, phản hồi với cuộc thăm dò ý kiến và khảo sát, thêm cảm xúc… Ở cả webcast và webinar, người trình bày có thêm công cụ đánh dấu giúp người tham gia quan tâm hoặc tập trung thảo luận.
Với những nhóm nhỏ hơn 30 người, web conference là lựa chọn tốt hơn. Những cuộc họp trực tuyến này có thể sử dụng cho sự tương tác trực tuyến cao. Người tham dự có thể giao tiếp bằng nhiều cách, như nói, thả cảm xúc, chat, khung vẽ… Người trình bày và người tham dự có thể chia sẻ các ứng dụng và tài liệu.
2. Những sự tương tác nào là cần thiết cho nội dung được trình bày?
Nếu các hoạt động tham gia và tính hợp tác là đặc trưng chính, hoặc bạn muốn tạo điều kiện cho các nhóm nhỏ trong các phiên họp, web conference là lí tưởng. Đối với các sự kiện mà không yêu cầu tính hợp tác cao, nhưng có thể có một vài yêu cầu như thăm dò ý kiến, hỏi đáp, webinar là lựa chọn.
3. Tổ chức và lên kế hoạch
Việc tổ chức và kế hoạch quảng cáo cũng ảnh hưởng đến quyết định của bạn. Những người tham gia cần được mời, đăng kí, nhắc lịch và chuẩn bị cho sự kiện.
Đối với sự kiện có người tham dự lớn, việc lên kế hoạch webinar thường bao gồm các email tự động và tùy chỉnh, trang đăng kí, khảo sát thu thập thông tin về người tham dự trước hoặc sau sự kiện.
4. Làm thế nào để quảng cáo sự kiện của bạn?
Một số tổ chức muốn quảng cáo trên website của họ, bao gồm link trang đăng kí, và link ghi lại sự kiện nếu họ muốn giữ lại một cái sau đó.
Cho dù đó là loại họp trực tuyến nào mà bạn muốn lựa chọn, hãy chắc chắn thiết kế nội dung thật kích thích, thú vị và trình bày nó đầy nhiệt huyết.
Nếu bạn không thân thuộc với bản trình bày trực tuyến, đặc biệt nếu khán giả của bạn khá lớn, nghĩ tới việc có một người cùng trình bày (người điều hành) mà quản lí các đoạn chat hỏi đáp để bạn có thể tập trung.
Xem thêm: Phân biệt các khái niệm
Chỉ dẫn cho người mới bắt đầu tổ chức sự kiện ảo
Bạn đã sẵn sàng để lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến hấp dẫn và trơn tru? Hãy liên lạc với chúng tôi để có trải nghiệm tốt nhất! Vinacom HD là đơn vị chuyên cho thuê thiết bị tổ chức và có kinh nghiệm tổ chức trong họp trực tuyến, hội thảo, hội nghị trực tuyến lâu năm.
Để được hỗ trợ thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ Hotline: 096.86.01569 hoặc Email: dichvuchothuethietbisukien@gmail.com