Tổ chức hội thảo, hội nghị hay họp trực tuyến là những hình thức đang trở nên phổ biến trong thời gian gần đây. Nó mang lại lợi ích không chỉ trên phương diện tiết kiệm chi phí, giảm thời gian đi lại. Việc này còn giúp kết nối nhiều đối tượng xem hơn đến từ khắp các địa điểm trên thế giới. Đặc biệt trong thời gian gần đây, khi dịch Covid-19 đang diễn biến khó lường, cần hạn chế tụ tập đông người thì lựa chọn các hình thức trực tuyến là điều hoàn toàn hợp lí. Có rất nhiều hình thức trực tuyến khác nhau. Tuy nhiên sau đây bài viết chỉ đề cập tới cách sử dụng Webinar trong các chiến lược phát triển kinh doanh.
Vậy Webinar là gì?
Webinar liên quan đến các cuộc họp của công ty, thảo luận nhóm, nghiên cứu thị trường hoặc chào hàng. “webinar” là sự kết hợp của ‘Web‘ và ‘seminar‘ (hội thảo). Còn được hiểu là online seminar (hội thảo trực tuyến) hay web conference (hội nghị qua nền tảng web trực tuyến). Dù có nhiều nguồn thông tin, nhưng trên thực tế, webinar chính là một hình thức hội thảo hoặc hội nghị (hoặc một buổi thuyết trình) trực tuyến cho phép dựa trên nền tảng web.
Webinar cho phép người tham gia tương tác thông qua hỏi đáp, thăm dò ý kiến và khung vẽ kỹ thuật số. Quy mô của nó có thể lên tới hàng trăm người. Việc lên kế hoạch webinar thường bao gồm các email tự động và tùy chỉnh, trang đăng kí, khảo sát thu thập thông tin về người tham dự trước hoặc sau sự kiện. Vì vậy, webinar rất thích hợp để sử dụng trong các chiến lược phát triển kinh doanh, quảng bá và ra mắt sản phẩm.
Làm thế nào để tổ chức webinar thành công và mang lại doanh số bán hàng cao cho công ty?
1. Lựa chọn công cụ cho Webinar
Có nhiều dịch vụ hội thảo trên mạng mà bạn có thể sử dụng để tạo Webinar cho mình. Ví dụ như: ClickMeeting, GoToWebinar và Zoom… Khi bạn đang nghiên cứu một công cụ để sử dụng, hãy xem xét đến các mục tiêu của bạn. Bạn nghĩ sẽ có bao nhiêu người tham dự? Nó có giá bao nhiêu? Sử dụng nó như thế nào?
Ngoài ra, bạn sẽ muốn đảm bảo công cụ có thể xử lý loại webinar mà bạn muốn tiến hành. Ví dụ như công cụ đó có thể xử lý trò chuyện video hoặc các webinar Q&A trực tiếp (hỏi và trả lời)? Công cụ phù hợp sẽ phụ thuộc vào mục tiêu Webinar của bạn.
2. Sản xuất nội dung
Khi tìm thấy công cụ và xác định được chủ đề mình sẽ trình bày, bạn sẽ phải quyết định loại webinar mà bạn muốn tiến hành. Bạn sẽ sử dụng PowerPoint và thể hiện nó dưới dạng thuyết trình? Hay bạn muốn tạo ra một buổi Q&A trực tiếp? Dù bằng cách nào thì bạn cũng cần chuẩn bị nội dung thật kĩ lượng cho buổi quan trọng này.
Ví dụ: nếu bạn dùng PowerPoint, đảm bảo rằng các slide nhấn mạnh quan điểm của bạn. Nhưng đừng dùng quá nhiều chữ. Hãy sử dụng đồ họa thú vị như hình ảnh hoặc GIFs. Nếu bạn đang tổ chức Webinar theo kiểu thảo luận, hãy chuẩn bị bất kỳ câu hỏi phát sinh nào khác có thể ưu tiên trong thời gian diễn ra.
Bên cạnh đó, xem xét tới ánh sáng, chất lượng âm thanh, quản lý trò chuyện trực tiếp và trang đích của bạn. Bạn có thể tìm một đơn vị để hỗ trợ các dịch vụ liên quan đến sự kiện trực tuyến của mình như cung cấp thiết bị hay phần mềm, hỗ trợ tổ chức…
Tìm hiểu về các dịch vụ của Vinacom HD
3. Chọn đúng ngày, đúng thời điểm
Bạn có thể sử dụng các công cụ như Google Analytics để xem khách hàng của bạn ở khu vực nào. Từ đó lựa chọn ngày và thời gian hợp lý tổ chức hội thảo. Bạn cần lên kế hoạch thời gian sao cho đảm bảo mọi người đều rảnh vào lúc đó. Ví dụ như sau giờ làm việc.
4. Quảng bá Webinar
Đây là lúc bạn đảm bảo chính xác số lượng người tham dự. Để quảng cáo Webinar của bạn một cách rộng rãi, hãy tạo một landing page nơi mọi người có thể đăng ký và cung cấp thông tin về buổi hội thảo cũng như lịch nhắc thời gian tham dự qua nhiều hình thức khác nhau. Bạn cũng có thể cân nhắc việc chạy quảng cáo trên các phương tiện truyền thông xã hội.
Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng các chiến thuật quảng cáo miễn phí bằng cách đăng trên tài khoản của chính mình, trên website và gửi email đến những người đăng ký. Bên cạnh đó, việc gửi email đến khách hàng thường xuyên như một lời nhắc nhở cũng trở nên hữu ích hơn vào lúc này. Những email với tựa đề “Đừng bỏ lỡ” hoặc “Chỉ còn rất ít chỗ ngồi trong buổi hội thảo” khi ngày càng gần hơn sẽ thúc đẩy người đăng ký nhiều hơn và nhớ tới ngày tổ chức hơn.
5. Theo sát khán giả
Webinar rõ ràng là một cơ hội bán hàng tuyệt vời. Bạn sẽ không muốn mọi người rời khỏi hội thảo mà không có ấn tượng. Đó là lý do tại sao bạn sẽ muốn gửi tới họ một email cảm ơn và thu thập phản hồi từ những người tham dự. Từ đó bạn có thể lên kế hoạch hội thảo tốt hơn trong những lần tổ chức sau. Ngoài ra, người tham dự thường muốn có một bản ghi âm chương trình. Vì vậy, có thể gửi cho họ liên kết đến bản ghi âm sau đó. Điều này giúp họ nghe lại được những điểm nhấn thông tin quan trọng của buổi hội thảo.
Bạn đã sẵn sàng để lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến hấp dẫn và trơn tru? Hãy liên lạc với chúng tôi để có trải nghiệm tốt nhất! Vinacom HD là đơn vị chuyên cho thuê thiết bị và có kinh nghiệm tổ chức trong họp trực tuyến, hội thảo, hội nghị trực tuyến lâu năm.
Để được hỗ trợ thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ Hotline: 096.86.01569 hoặc Email: dichvuchothuethietbisukien@gmail.com