Tổ chức họp trực tuyến là xu hướng phổ biến gần đây cho hầu hết các cá nhân và doanh nghiệp. Họp online có ưu thế hơn về tiết kiệm chi phí, giảm thiểu đi lại và tiếp cận được lượng lớn khách tham dự. Tuy nhiên, nó đòi hỏi người tổ chức phải chuẩn bị kĩ lưỡng, cẩn thận hơn do các yếu tố về không gian, ánh sáng, đường truyền, chất lượng hình ảnh được ghi và tương tác với khán giả. Việc giữ cho mọi thành viên từ xa đều tập trung vào cuộc họp thực sự khó khăn. Một số biện pháp dưới đây có thể giúp bạn làm chủ cuộc họp trực tuyến và điều khiển nó hiệu quả hơn!
1. Kiểm tra công nghệ trước khi vào họp
Trước khi họp trực tuyến, mọi thành viên tham gia cần kiểm tra thiết bị và đảm bảo mình có thể sử dụng thành thạo các chức năng chính. Để tránh những sự cố đáng tiếc không may về thiết bị, đồng thời ứng biến linh hoạt với hoàn cảnh, hãy chuẩn bị trước đó khoảng 2 tiếng. Bạn sẽ có cơ hội điều chỉnh những gì còn thiếu sót và sẵn sàng cho một cuộc họp trơn tru.
2. Rút gọn độ dài bài thuyết trình
Họp là để trao đổi. Các thông tin cơ bản nên được cung cấp trước đó. Chú ý, một bài thuyết trình dài sẽ khiến người xem cảm thấy mệt mỏi. Đặc biệt là phải nhìn vào màn hình máy tính hay điện thoại liên tục. Hãy ưu tiên rút gọn bài thuyết trình. Tạo ra những câu hỏi tương tác, khảo sát hay bình chọn để dẫn dắt người xem nhiều hơn. Nếu bạn lên kế hoạch cho cuộc họp kéo dài 60 phút, hãy dành thời gian thuyết trình không quá 30 đến 40 phút. Thời gian còn lại dành cho việc tương tác.
3. Đảm bảo cho khán giả thấy biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể của bạn trong video
Họp video có hiệu quả hơn khi mọi thành viên có thể nhìn thấy biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể của nhau. Giao tiếp bằng mắt và thả lỏng cơ mặt, phối hợp linh hoạt các cử chỉ để giúp người xem từ xa cảm thấy được kết nối với bạn hơn.
4. Tuân theo nguyên tắc cơ bản của một cuộc họp
Trước khi bắt đầu trao đổi, hãy đặt ra mục tiêu rõ ràng. Cung cấp tài liệu đọc trước nếu cần thiết. Chú ý thời gian nghỉ ngơi giữa giờ và thời gian, nhiệm vụ cho từng mục. Đồng thời lên kế hoạch rút kinh nghiệm sau cuộc họp.
5. Chọn không gian, địa điểm ghi hình
Hãy chắc chắn rằng bạn đang ở trong một căn phòng sáng sủa, thoáng khí và yên tĩnh để đảm bảo chất lượng ghi hình tốt nhất. Không gian thiếu ánh sáng và lộn xộn sẽ khiến hình ảnh được ghi thiếu đẹp mắt và tính chuyên nghiệp. Đồng thời, điều này cũng giảm hứng thú của người xem. Bên cạnh đó, hãy tự tắt tiếng khi không cần thiết để giảm thiểu nhiễu nền.
6. Đảm bảo giãn cách vị trí khi ngồi họp
Nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp gồm nhiều điểm cầu, có cả những người tham dự trực tiếp cùng mình và những người tham dự từ xa? Chú ý đảm bảo sắp xếp vị trí mọi người giãn cách nhau, lựa chọn không gian rộng, thoáng mát. Và lưu ý tất cả mọi người đều đeo khẩu trang. Có nước sát khuẩn, nước rửa tay tại chỗ để thực hiện phòng dịch an toàn.
Nếu như cuộc họp trực tuyến lần đầu của bạn chưa diễn ra như mong đợi? Hãy thử điều chỉnh cách tiến hành theo những gợi ý trên!
Xem thêm: Họp trực tuyến
Bạn cần full setup thiết bị cho một hội nghị trực tuyến, hội thảo trực tuyến, họp trực tuyến? Bạn muốn thuê thiết bị họp trực tuyến giá rẻ, liên hệ với Vinacom HD!
Vinacom HD là đơn vị chuyên cho thuê thiết bị họp trực tuyến giá rẻ. Chúng tôi có đội ngũ nhân viên luôn nhiệt tình, có khả năng thích ứng linh hoạt với mọi tình huống và nhiều dịch vụ hấp dẫn khác (ưu tiên mùa Covid). Hãy liên lạc với chúng tôi để có những trải nghiệm tốt nhất!