Webcast, webinar, video conferencing, live streaming, tất cả những từ này về cơ bản đều có nghĩa là “sự kiện ảo”, tức chia sẻ một bài thuyết trình trực tiếp với đối tượng khán giả ảo. Chúng cũng có thể được gọi tên là họp trực tuyến, hội thảo trực tuyến, hội nghị trực tuyến…Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện ảo vào thời gian đầu, bạn có lẽ sẽ nghe được những từ này và muốn biết sự khác nhau giữa chúng là gì. Thực ra, các thuật ngữ này có thể thay thế cho nhau. Sự khác biệt của chúng là không rõ ràng ngay cả với những chuyên gia trong ngành.

Tìm hiểu thêm về các khái niệm:  webinar-webcast-video-conferencing

Lập kế hoạch cho sự kiện ảo đầu tiên của bạn có thể là một nhiệm vụ khá khó khăn. Vì vậy, hãy tìm một đối tác đáng tin cậy tư vấn và hỗ trợ đầy đủ giúp bạn. Bên cạnh đó, ghi nhớ các thành phần dưới đây có thể hướng dẫn bạn thành công!

Nền tảng và hình ảnh

Bước đầu tiên là chọn một nền tảng ảo phù hợp với nhu cầu của bạn. Có một số nền tảng để lựa chọn mà chúng đều có chức năng nổi trội khác nhau. Các yếu tố cần xem xét khi xác định nền tảng nào sẽ hoạt động là:

• Nguồn cấp dữ liệu video

Để tiết kiệm, một số khách hàng chỉ dùng bản trình bày có âm thanh với các trang chiếu. Họ không cần máy ảnh quay phim người giới thiệu. Tuy nhiên, các giải pháp tốt nhất thường có nhiều camera cho người thuyết trình.

• Tính tương tác

Có rất nhiều cách giúp người tham dự từ xa thấy họ là một phần của cuộc họp trực tiếp. Điều này có thể bao gồm chức năng Hỏi – Đáp, bỏ phiếu, thăm dò ý kiến… Phương pháp tiên tiến nhất là sử dụng âm thanh và video 2 chiều mô phỏng cảm giác của một cuộc họp nơi mọi người tham gia.

• Đăng kí

Tùy thuộc vào nhu cầu đăng kí, bạn có thể cần một nền tảng có thể tích hợp với hệ thống nội bộ. Bạn cũng có thể sử dụng một giải pháp bên ngoài để quản lý đăng kí, gửi thông tin đăng nhập, lời nhắc cuộc họp và bất kì giao tiếp nào trước và sau sự kiện

Vị trí 

“Vị trí máy chủ” là nguồn trình diễn của bạn. Có thể đó là một người đang nói với bản slide của họ trước một nhóm người xem trực tiếp. Hoặc là người trong văn phòng của họ một mình. Hoặc trong một studio với đội ngũ kĩ thuật. Có thể có nhiều người thuyết trình ở các địa điểm khác nhau. Hầu hết các sự kiện ảo chỉ có một vị trí máy chủ (host location). Nhưng một số muốn kết hợp với người trình bày tại nhiều địa điểm, như thông báo trên toàn công ty với giám đốc điều hành ở nhiều văn phòng. Đối với những người tham dự, họ có thể được tập trung tại các địa điểm khác nhau, gọi là “địa điểm nhận”. Xác định được những địa điểm này ở đâu và có bao nhiêu người tham dự sẽ hỗ trợ cho việc chuẩn bị AV tại mỗi nơi một cách hiệu quả.

Yêu cầu Internet

Đảm bảo mỗi điểm có kết nối Internet là mối quan tâm lớn của các nhà hoạch định cuộc họp. Bằng cách thực hiện kiểm tra trang web tại mỗi địa điểm (cả máy chủ và nhận) để đảm bảo tốc độ Internet là đủ, các vấn đề có thể được xác định trước khi đặt địa điểm. Băng thông Internet tối thiểu sẽ được chỉ định dựa  trên nền tảng bạn chọn.

Kế hoạch dự phòng

Tất cả có thể thay đổi vào ngày diễn ra sự kiện. Có thể nhà cung cấp đang gặp sự cố. Hay có một sự kiện thể thao gần đó với hàng ngàn khán giả kéo băng thông xuống. Một đối tác tuyệt vời nên lập kế hoạch dự phòng cho điều này. Chúng có thể bao gồm bộ phát 4G tốc độ cao. Hoặc giải pháp sao lưu cầu âm thanh và các thiết bị bổ sung để ngăn chặn sự cố phát sinh.

Người trình bày

Người trình bày nên được đào tạo về cách thức hoạt động của nền tảng và kết hợp với trình bày, quản lí tương tác. Có một kĩ thuật viên tại chỗ với người trình bày cũng hữu ích. Kĩ thuật viên có thể hướng dẫn người trình bày trong suốt quá trình và tạo ra trải nghiệm tích cực cho những người tham gia!

Nguồn: Sưu tầm