Tổ chức sự kiện trực tuyến đang trở thành xu hướng trong thời gian gần đây. Với sự phát triển của công nghệ số, đường truyền Internet, việc tổ chức một sự kiện trực tiếp trực tuyến như vậy đã trở nên dễ dàng hơn. Đặc biệt nó được tận dụng với nhiều ưu thế như tiết kiệm chi phí, giảm thiểu thời gian đi lại, lưu trữ hồ sơ, tài liệu dễ dàng… Cần lưu ý những gì khi tổ chức sự kiện trực tuyến, hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!
5 bước để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công trên nền tảng webinar
1. Xác định lí do tổ chức webinar
Nếu đang tìm kiếm bài viết, có lẽ bạn đã có sẵn những gì trong tâm trí. Lí do tại sao bước này lại ở đây? Vì với những mục tiêu khác nhau, cách tổ chức, sắp xếp, chuẩn bị cho sự kiện của bạn lại có những yêu cầu khác nhau, với nhiều cách khác nhau mà bạn cần xem xét.
Chẳng hạn, nếu lý do khi tìm hiểu webinar của bạn là tổ chức một buổi hội thảo chuyên môn. Điều đó sẽ khác với một người bán hàng đang phát trực tiếp trên điện thoại để quảng bá về 1 sản phẩm nào đó.
2. Đối tượng hướng tới và danh sách những người tham dự
Hãy nghĩ tới những người muốn tham dự sự kiện trực tuyến của bạn. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:
Làm thế nào để tôi biết những người này?
Có bao nhiêu người ở đó?
Làm thế nào để tôi liên lạc với họ thường xuyên?
Nếu bạn có thể trả lời câu hỏi đó và miễn là họ đều có thể truy cập Internet, bạn có thể đưa họ tham dự cuộc họp trực tuyến của mình. Ngoài ra, trong các hình thức trực tuyến, webinar là nền tảng tiến bộ với tự động hóa tiếp thị. Bạn có thể có công cụ quản lí tham dự, lên trang đăng kí và tạo khách hàng tiềm năng.
3. Để họ biết về nó
Những nền tảng webinars thường có một liên kết đăng ký để bạn chia sẻ với người xem.
Liên kết đó đưa cho bất kỳ ai theo dõi nó đến trang đích hoặc trang đăng ký. Bạn có thể lấy liên kết đó và đưa nó đến đối tượng của mình. Bạn có thể gửi mail, nhắn tin, gọi cho họ hoặc gửi nó trong một bài đăng trên phương tiện truyền thông tới tất cả những người theo dõi bạn.
4. Chuẩn bị nội dung của bạn
Một webinar thời gian thực chất lượng cao hoặc một cuộc họp trực tuyến cần chuẩn bị nhiều thứ hơn là chỉ nghĩ về một kịch bản trình bày. Xem xét ánh sáng, chất lượng âm thanh, quản lý trò chuyện trực tiếp, trang đích của bạn.
Cho dù webinar của bạn được trả tiền hay miễn phí, bạn thực sự chỉ tham gia hội nghị truyền hình riêng tư và bạn không muốn thực sự “tiếp thị” nội dung của mình, bạn vẫn sẽ được hưởng lợi từ việc thực hành và kiểm tra thiết lập trước đó. Kiểm tra và chạy trước thực sự là phần quan trọng nhất của việc chuẩn bị.
5. Tổ chức sự kiện
Các sự kiện trực tiếp sẽ tuân theo cấu trúc giống như các hoạt động bình thường mà bạn đã thực hiện trước đó. Nhưng sẽ luôn có một số yếu tố bất ngờ trong mỗi cuộc họp ảo. Thông thường những điều này liên quan đến các vấn đề kỹ thuật và kết nối của mọi người. Và trong các webinar lớn, yếu tố bất ngờ thường là trong trò chuyện trực tiếp và kiểm duyệt đối tượng. Vì vậy, bạn sẽ cần phải có khả năng ứng biến và thích nghi với những điều đó.
Ghi chú cuối cùng
Sau đó, bạn có thể lưu trữ bản ghi sự kiện của mình. Hoặc xem và sắp xếp dữ liệu bạn đã thu thập được, những gì xảy ra sau sự kiện cho trường hợp sử dụng công nghệ tuyệt vời này mà chúng ta có.
Các nguyên tắc cơ bản của hội thảo, hội nghị trực tuyến và các cuộc họp trực tuyến thực sự là 1 loạt các bước không bao giờ thay đổi. Bạn sẽ luôn phải kiểm tra các bước đó. Và ngay cả khi việc họp trực tuyến hợp lý hóa quy trình, thực sự chỉ cần thực hiện chúng theo những cách nhanh hơn và đơn giản hơn cho bạn.
Tìm hiểu thêm về các dịch vụ của Vinacom HD hỗ trợ cho sự kiện trực tuyến của bạn: Dịch vụ
Nguồn: Sưu tầm