Lập kế hoạch cho một sự kiện tuy căng thẳng nhưng cũng khá là thú vị. Nếu sự kiện của bạn thành công, nó có thể giúp bạn tiến gần hơn tới mục tiêu kinh doanh của mình. Nhưng để chắc chắn rằng sự kiện của bạn là một trong những điều cần nhớ đến? Bạn sẽ phải ghi nhớ một số mẹo! Dưới đây, có 4 cách bạn có thể làm để đảm bảo sự kiện sắp tới là ngày tốt nhất của bạn!
1. Bắt đầu sớm
Chuẩn bị tất cả các yếu tố cho sự kiện của bạn càng sớm càng tốt. Vì nó sẽ giúp bạn tránh gặp phải những sự cố không mong muốn xảy ra. Nếu có thì có thể xử lí các tình huống một cách kịp thời và nhanh chóng.
Một lí do khác mà bạn nên bắt đầu sớm là vì nhiều nhà cung cấp dịch vụ yêu cầu đặt trước nhiều tháng. Hoặc tùy thuộc vào tính chất của sự kiện. Nó cũng sẽ cung cấp cho bạn nhiều thời gian hơn để giải quyết các chi tiết, sắp xếp và lập kế hoạch dự phòng nếu có bất kì sự cố nào xảy ra.
2. Thực hiện và bám sát lịch trình của bạn (càng nhiều càng tốt)
Cho dù đó là sự kiện đầu tiên của bạn hay lần thứ n, tầm quan trọng của việc thực hiện và tuân thủ lịch trình vẫn như nhau. Bất kì sự kiện lớn nhỏ nào cũng cần được lên kế hoạch và tổ chức cẩn thận. Điều này yêu cầu bạn phải tìm hiểu trước một loạt các cân nhắc. Khi nào cần phải đặt hàng cho đến khi cuộc thảo luận nào đó diễn ra và đến khi mặt hàng sẽ được giao.
Cái bẫy mà nhiều người rơi vào là họ nhận ra mình càng phải làm bao nhiêu thì càng trở nên căng thẳng và khó giữ được lịch trình. Tuy nhiên, đây là lí do tại sao một lịch trình chi tiết là cần thiết ngay lúc đầu. Nó cho phép bạn nhận ra những gì sắp diễn ra trước thời hạn và thực hiện bất kì sắp xếp cần thiết nào.
Mặc dù bám sát lịch trình là hữu ích, hãy nhớ rằng thật tốt để linh hoạt. Miễn là bạn thay đổi lịch trình của mình cho phù hợp và bù lại sau này.
3. Thuê đúng người
Trong khi bạn có thể đang dẫn đầu sự kiện, có nhiều người góp phần làm nên sự thành công đó…hoặc là một thảm họa. Đó là lí do tại sao bạn nên thuê đúng người ngay từ đầu. Cho dù họ là nhân viên toàn thời gian hay nhân viên sự kiện tạm thời? Mọi người trong nhóm của bạn nên chia sẻ tầm nhìn của bạn và có các kĩ năng, đạo đức làm việc để đạt được hiệu quả tối đa.
Có những tính chất phổ quát như độ tin cậy, trung thực và hiệu quả. Mặc dù vậy, bạn cũng cần suy nghĩ về những thuộc tính khác có thể bổ sung. Ví dụ, tìm kiếm một người có thể làm việc độc lập.
4. Tìm cách để giảm căng thẳng của bạn
Một trong những sai lầm mà mọi người mắc phải khi lập kế hoạch cho sự kiện là họ không tận dụng những cách đã được chứng minh để giảm căng thẳng và trở nên quá tải. Những cách ở trên đều liên quan đến điều này. Ví dụ, bạn muốn tránh bị stress vì công việc quá nhiều, hãy bắt đầu sớm. Bạn muốn đảm bảo có mọi thứ được tính toán cẩn thận? Hãy thiết kế một lịch trình và làm lịch nhắc để tuân thủ theo. Và nếu bạn cảm thấy như bạn đang tự lo liệu quá nhiều, hãy thuê một đội để giúp đỡ.
Cố gắng thiết lập sự cân bằng. Sự kiện của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nếu bạn tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần. Ngoài các điều trên, hãy tìm kiếm các tài nguyên lập kế hoạch sự kiện hữu ích để giúp bạn duy trì được nguồn cảm hứng cho công việc. Tóm lại, trước khi nhận một trách nhiệm nào đó, hãy nhớ dừng lại và suy nghĩ, liệu có cách nào tích cực để có thể làm điều này dễ dàng hơn cho mình không, nếu có, nhất định nên thử!