Tổ chức hội thảo, hội nghị trực tuyến không còn xa lạ với nhiều người. Diễn biến của dịch COVID vẫn còn căng thẳng không chỉ trong nước mà cả bối cảnh toàn cầu. Vì vậy, nhu cầu tổ chức các dịch vụ trực tuyến ngày càng gia tăng. Liệu nhu cầu này chỉ xuất hiện trong thời buổi đại dịch hay còn có tiềm năng tận dụng lâu dài? Tối ưu chi phí, hạn chế đi lại, kết nối được nhiều người từ khắp các vùng miền khác nhau. Dịch vụ trực tuyến chắc chắn được khuyến khích sử dụng lâu dài!
Cùng với các ngành khác tích cực tổ chức online meeting, phải đề cập tới sự đón đầu xu hướng của các bệnh viện, công ty dược phẩm, các hội y tế và chăm sóc sức khỏe hiện nay. Trước đây, tổ chức tại địa điểm trực tiếp khiến chỉ một lượng người nhất định mới được tham gia. Online meeting đã tạo điều kiện để nhiều người được tiếp cận hơn và trao đi giá trị nhiều hơn.
Lợi ích khi tổ chức hội thảo trực tuyến
Khả năng quản lí
Tổ chức hội nghị, hội thảo y tế trực tuyến hỗ trợ quản lí hiệu quả hơn so với trước kia. Từ lịch trình, địa điểm cho đến các thủ tục đăng kí. Tất cả mọi thông tin về hội thảo, khách mời, báo cáo viên đều được tích hợp và sắp xếp gọn gàng trên nền tảng công nghệ online. Bất cứ ai cũng có thể xem lại thông tin chỉ với một cái nhấp chuột vào link sẵn có. Người chủ trì hội thảo dễ dàng nắm bắt được các phản hồi để giải quyết kịp thời.
Chỉ số ROI
Chi phí tổ chức các sự kiện trực tiếp tốn kém hơn nhiều so với một cuộc họp trực tuyến. Từ việc đi lại, thuê địa điểm tổ chức, nơi nghỉ, tổ chức tiệc ăn uống đến trang thiết bị cho cuộc họp… Chi phí vận hành và chi phí tiếp thị cho một buổi hội thảo, hội nghị trực tuyến tiết kiệm hơn. Người chủ trì có thể tận dụng công nghệ kĩ thuật số để tổ chức thật chuyên nghiệp. Mặt khác, chỉ số ROI có thể được mong đợi lớn hơn khi cắt giảm chi phí tổng thể.
Phản hồi trực tiếp
Hệ thống hội nghị trực tuyến tích hợp các tính năng như Q&A, chat, quizz, khảo sát… cho phép các báo cáo viên tương tác tốt hơn với khán giả. Tích cực tương tác với khán giả theo những hình thức khác nhau. Kết nối để biết khán giả có hiểu được nội dung mà báo cáo viên đang truyền đạt hay không. Họ có những bận tâm nào mong đợi được giải đáp bởi những chuyên gia đầu ngành. Hãy cho người xem thấy đây thực sự là một buổi hội thảo, hội nghị hữu ích với họ.
Khả năng kết nối
Mọi người từ bất kỳ nơi nào trên thế giới đều có thể đăng nhập vào sự kiện chỉ bằng một cú nhấp. Việc này tạo điều kiện để học hỏi nhanh chóng những cải tiến mới trong phát triển lâm sàng, các cuộc thảo luận về công nghệ mới, những nghiên cứu mới. Hay tiếp thu được những chia sẻ hữu ích về cách chăm sóc và bảo vệ sức khỏe, cơ thể. Lợi thế này đã trở nên đặc biệt phù hợp trong thời kỳ bùng phát COVID-19.
Giải pháp đem đến trải nghiệm lí tưởng
Bạn có lẽ đã quen với các từ như hybrid meeting, online meeting hay webinar. Nhìn chung, chúng đều đem tới những lợi ích đáng kể so với tổ chức sự kiện trực tiếp. Thế nhưng để đón đầu xu hướng cũng như khiến hội thảo, hội nghị trực tuyến của bạn không còn đơn điệu, hãy cân nhắc sử dụng công nghệ ảo. Công nghệ ảo cho phép tạo không gian 3 chiều cũng như phối lại bối cảnh của một webinar thông thường. Thiết kế background hiện đại và đẹp mắt khiến khách mời không thể rời mắt khỏi sự kiện của bạn. Buổi họp chắc chắn sẽ không kém cạnh quy mô của một sự kiện quốc tế. Chẳng có gì tuyệt vời hơn một sự kiện vừa cung cấp thông tin hữu ích, vừa trang trọng, đẹp mắt mà lại tiết kiệm!
TOP 5 tips không thể bỏ lỡ khi tổ chức HỘI THẢO Y TẾ TRỰC TUYẾN
1. Tiếp thị dựa theo phân khúc khách hàng mục tiêu
Khi tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến, bạn có cơ hội tiếp cận với nhiều đối tượng khán giả hơn. Đó có thể là các chuyên gia đầu ngành, các y bác sĩ, dược sĩ có chuyên môn, nhà báo y tế… đến từ trong nước và quốc tế. Hay là các e-patients, những người quan tâm đến các tin tức sức khỏe và việc chăm sóc cơ thể, thích cập nhật những phương pháp điều trị mới nhất… Các e-patients còn có thể chia sẻ buổi họp cho cả người thân, bạn bè, đồng nghiệp của họ. Do đó, đối tượng tiếp cận sự kiện có thể nhân lên rất nhiều.
Nội dung hội thảo có thể hữu ích với những nhóm đối tượng khác nhau. Hãy xác định rõ đối tượng nên tiếp nhận thông tin của buổi hội thảo, hội nghị khoa học. Mỗi nhóm người cần đưa ra chiến lược tiếp thị và quảng bá thông tin khác nhau. Vì vậy, người chủ trì có thể kết hợp với nhà tổ chức sự kiện để đưa ra kế hoạch cho phù hợp.
2. Tích hợp quảng bá trên các kênh truyền thông xã hội
Tận dụng mạng xã hội để quảng bá thông tin về các buổi hội thảo, hội nghị y tế trực tuyến của bạn. Sử dụng banner thiết kế dễ nhìn, ghi chú thông tin rõ ràng về sự kiện. Đừng quên gắn hashtag cho sự kiện để nhiều người được tiếp cận hơn. Có một video trailer về những nội dung chính sẽ được thảo luận hay sự có mặt của những báo cáo viên tại hội nghị, hội thảo sẽ khiến sự kiện của bạn chuyên nghiệp và thu hút hơn cả. Nếu muốn tối ưu hóa quy trình làm việc, cân nhắc thuê một đơn vị tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp để hỗ trợ bạn!
3. Thu hút bài thuyết trình theo cách thú vị nhất
Bài thuyết trình của bạn dù cung cấp nhiều thông tin hữu ích nhưng dàn trải quá nhiều chữ sẽ khiến người xem mệt mỏi. Không ai muốn nhìn quá lâu vào màn hình chỉ toàn chữ. Hãy kết hợp bảng biểu, sơ đồ, video, hình ảnh minh họa, hiệu ứng animation, chuyển slide, inforgraphic… để bài thuyết trình hấp dẫn hơn.
Bên cạnh đó, hãy tăng cường tương tác với người xem qua Chat, Quizz, Q&A,… Không chỉ trong buổi họp, hãy cố gắng tương tác ngay cả trước và sau sự kiện với khách mời. Chuẩn bị trước để có thể sẵn sàng giải đáp kịp thời các thắc mắc. Cũng như đón nhận tích cực các phản hồi để rút kinh nghiệm tổ chức tốt hơn vào lần sau. Có thể chuẩn bị các phần quà tặng ảo như e-voucher hay quyền truy cập vào một tài liệu đặc biệt dành cho những người đứng đầu bảng Quizz hay có câu trả lời hỗ trợ nhiệt tình nhất.
Ngoài ra, có một background đẹp cũng khiến cho hội thảo trực tuyến của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Các báo cáo viên thường ghi hình tại nhà và thiếu bối cảnh trang trọng, phù hợp cho hội nghị. Cân nhắc nền background ảo là hợp lí hơn cả. Đây chính là điểm mới trong công nghệ họp trực tuyến, còn được gọi là tích hợp virtual event. Hãy trao đổi ý kiến của bạn với kĩ thuật viên để họ có thể thiết kế khung hình phù hợp nhất.
4. Mời tài trợ cho hội nghị, hội thảo
Dù tận dụng trực tuyến thì chắc chắn bạn cũng tốn kém không ít cho chi phí tổ chức. Từ việc quảng cáo, tiếp thị cho đến mời được những chuyên gia đầu ngành, các giáo sư, tiến sĩ có tiếng trong nước và quốc tế, những y bác sĩ, dược sĩ, nhà báo… tham gia, chi phí trang thiết bị hội thảo… Vì vậy, việc mời được các nhà tài trợ cho hội thảo, hội nghị là cần thiết. Bạn nghĩ: Không có banner, standee … thì các nhà tài trợ sẽ tận dụng cơ hội thế nào? Công nghệ ảo và hệ thống hội nghị trực tuyến sẽ giải quyết việc này. Người xem vẫn có thể thấy được sự góp mặt của các nhà tài trợ cho chương trình. Đồng thời, dễ dàng truy cập được thông tin của họ trên hệ thống trực tuyến.
5. Đừng quên theo dõi và thu thập thông tin phản hồi
Sau khi sự kiện kết thúc, hãy chú ý theo dõi và thu thập thông tin phản hồi từ khán giả. Những gì mà họ thấy thích và không thích? Những gì hữu ích trong hội thảo với họ? Những gì chưa được giải đáp hay còn vướng mắc? Đó chính là chìa khóa hữu ích để tổ chức sự kiện suôn sẻ hơn cho lần sau.
Hãy nhớ: Bạn không nhất thiết phải đạt được cột mốc quan trọng với hội thảo, hội nghị của mình. Nhưng hãy làm cho nó có thể chấp nhận được, chỉn chu và trang trọng. Người tham gia sẽ cảm nhận được sự tôn trọng khi thấy được sự chuyên nghiệp trong cách tổ chức, cũng như những thông tin hữu ích mình thu thập được. Điều này sẽ thu hút họ tham gia vào các buổi hội nghị, hội thảo trực tuyến mà bạn tổ chức về sau.
Nếu muốn tư vấn chi tiết hơn về các giải pháp hội nghị, hội thảo trực tuyến cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với Vinacom HD! Vinacom HD cung cấp các giải pháp trọn gói và mức giá phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Để được hỗ trợ thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ Hotline: 096.86.01569 hoặc Email: ad.vinacomhd@gmail.com